Grundfunktionen
Seiten erstellen, Navigation verwalten und Inhalte einfügen
Die verschiedenen Content Management Systeme bringen unterschiedliche Funktionsumfänge und unterschiedliche Stärken und Schwächen mit. Für die meisten kleineren Websites genügen die Grundfunktionen zum Erstellen, Verwalten und Bearbeiten von Webseiten. Darüber hinausgehende Funktionen sind im speziellen Fall oft sinnvoll und nützlich, aber eben nur, wenn man sie wirklich braucht. Zu viele Funktionen machen die Verwaltung unübersichtlich und führen zu einem komplexeren System mit höherem Aufwand bei Anpassung und Wartung. Im Zweifelsfall lassen sich meistens auch kleine kompakte Systeme durch Erweiterungen um spezifische Funktionen ergänzen.
Blog/News
Aktuelle Beiträge organisieren
Die meisten CMS bieten Funktionen zum Betrieb von Blogs bzw. Websites mit aktuellen Nachrichten oder Beiträgen. Die Verwaltung derartiger Seiten wäre ohne die Unterstützung eines Systems nahezu unmöglich bzw. nur mit erheblichem Aufwand möglich. War die Verwaltung von Blogs ursprünglich die Hauptfunktion der Systeme, so steht heute eher die Verwaltung von Seiten im Vordergrund. Die meisten kleineren und mittleren Websites haben keine blogähnliche Sektion und kommen daher auch mit Systemen ohne Blog-Funktionalität zurecht.
Nutzerverwaltung
Rechte vergeben
Vor allem größere CMS ermöglichen es, Nutzer mit Login und Passwort anzulegen und an diese unterschiedliche Berechtigungen zu vergeben. Man unterscheidet hier zwischen Frontend-Nutzern und Backend-Nutzern.
Frontend-Nutzer können, nachdem sie sich eingeloggt haben, auf der Website bestimmte Seiten oder Bereiche sehen, die ihnen vorbehalten sind und für gewöhnliche Website-Besucher nicht sichtbar sind. Anwendungsbeispiele dafür wären z. B. Informationen auf der Website, die nur registrierten Kunden zur Verfügung stehen sollen oder etwa bei Vereinen Bereiche, die allein für angemeldete Mitglieder reserviert sind.
Backend-Nutzer sind Personen, die Webseiten bearbeiten dürfen. Diese loggen sich in den Verwaltungsbereich des Systems ein und dürfen dann Aktionen ausführen, für die ihnen die jeweiligen Berechtigungen zugewiesen wurden, z. B. bestimmte Bereiche der Website bearbeiten oder vorläufige Inhalte eingeben, die dann von einem Nutzer mit höheren Rechten geprüft und veröffentlicht werden können.
Für die meisten kleineren Websites wird die Nutzerverwaltung nicht benötigt, weil es auf den Webseiten keine speziellen Bereiche für angemeldete Nutzer gibt und die Website nicht mit unterschiedlichen Berechtigungen verwaltet wird.
Zusatzfunktionen
Sprachen, Suche, Sitemap usw.
Weitere Funktionen, die im Einzelfall sehr nützlich sein können, sind z. B. Unterstützung mehrsprachiger Websites, Textsuche über die gesamte Website, Sitemap erstellen, bestimmte Seiten oder Abschnitte automatisch von/bis zu einem bestimmten Datum veröffentlichen oder, über die reinen Seiteninhalte hinaus, Newsletter bzw. Benachrichtigungen an Nutzer/Mitglieder versenden. Die meisten kleineren und mittleren Websites brauchen diese Funktionen nicht. Wenn sie aber benötigt werden, können sie schon alleine ein Grund dafür sein, ein CMS einzusetzen.